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漳州城市职业学院干部人事档案管理规定(讨论稿)
2017-03-17 17:39  

为加强干部人事档案的管理,有效地保护和利用档案,使干部人事档案能更及时、全面、客观地反映教职工的政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等情况,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《干部档案工作条例》、《中共中央组织部关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》《中组部关于做好文件改版这级干部人事档案有关工作的通知》关法律、规定,结合院实际,制定学院干部人事档案管理规定

一、干部人事档案材料的收集制度

(一)收集干部人事档案材料的范围

1.人事调配、职务任免、考察考核等工作中形成的各类人员登记表;干部任免审批表及相应考察材料、鉴定、年度考核登记表、民主评议和组织考核形成的综合材料;退休审批表。

2.录用和聘用干部工作中形成的录用和聘用审批表、聘用干部合同书、政审(考核)材料、续聘审批表、解聘辞退材料。

3.办理出国、出境人员审批工作中形成的审批表、登记表及在国外、境外表现情况的鉴定材料。

4.党代会、代会和工、青、妇等群众团体代表会会议形成的代表登记表和委员的简历、政绩材料。

5.办理教职工工资、待遇工作中形成的登记表、审批表和解决待遇问题的批复材料。

6.国民教育、成人教育和干部培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩登记表、毕业登记表、授予学位的材料、学历证明书、培训结业成绩登记表、学习鉴定材料。

7.评聘专业技术职务工作中形成的任职资格申报表、考核材料、聘任材料、套改和晋升审批表。

8.更改干部的姓名、民族、年龄、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告、上级批复以及所依据的证明材料。

9.党团组织建设中形成的材料:已批准转正的中国共产党党员的入党志愿书、入党申请书和转正申请书、自传、政审材料;党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料;民主评议党员中形成的组织意见、民主评议党员登记表、优秀党员事迹及组织审批材料;认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料;退党材料、取消预备党员资格的组织意见。已批准中国共产主义青年团团员的入团志愿书、申请书、团员登记表、优秀团员事迹材料、退团材料。加入民主党派的有关材料。

10.干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人对结论的意见、检查交待或说明的材料,以及作为依据的调查证明材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

11.表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料。

12.组织布置填写的履历、自传、组织鉴定、自我鉴定材料。

13.纪律检查、监察和行政管理等工作中形成的处分决定(免予处分的意见)、记过材料、查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见和检查、交待材料,通报批评材料。法院审判工作形成的判决书。复查甄别报告、决定、上级批复材料。

14.体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。

15.办理干部丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书。

16.其他可供组织参考有保存价值的材料。

(二)收集归档材料的要求

1.必须是办理完毕的正式文件材料。

2.必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确,写明承办单位及时间。

3.必须手续完备。凡规定应由组织审查盖章的,须有组织盖章。组织鉴定、审查结论(复查结论)、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等,须经本人见面鉴定(本人见面后未签字的由组织注明)。任免呈报表(包括上级的考察材料)和录用聘用审批表,必须注明批准的机关名称、时间和文号。出国、出境审批表,要注明出去和返回的时间及出去的目的。

4.档案材料须统一使用国际标准A4型(长297mm,宽210mm)的公文用纸,材料左边应当留有25mm装订边文字须是铅印、胶印、打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

(三)归档材料的移交

1.归档材料的移交要责任到人。各部门应指定一名兼职档案员,认真填写《人事档案材料交接登记表》,由所在部门负责人签字并加盖部门公章,一式两份办理移交,移交人和接收人各执一份备查。

2.形成干部人事档案材料的部门,及时将材料送交学院人事处档案室。任何组织和个人不得以任何理由积压或滞留归档材料。

二、干部人事档案材料的鉴别归档制度

(一)干部人事档案管理部门要根据干部人事档案工作有关文件的要求,对收集的档案材料进行认真仔细地鉴别审查。

(二)发现送交的归档材料不符合归档要求的,要及时通知形成档案材料的部门,补送材料或补办手续。

(三)对不属于干部人事档案内容的材料要及时转往有关部门,应退还本人的要及时退还。

(四)经鉴别确需销毁的材料,由干部人事档案管理部门进行详细登记并报请领导批准后,予以销毁。

(五)鉴别登记后的干部人事档案材料要及时入卷归档。

(六)接到干部任免、工资变动通知后,要及时将干部职务变动和工资变动的情况登记入档。

三、干部人事档案的查(借)阅制度

(一)查阅人凭单位介绍信、身份证、工作证查阅干部人事档案。阅档人员必须是中共正式党员。

(二)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

(三)查(借)阅干部人事档案必须认真填写《查(借)阅干部人事档案审批表》,办理审批手续。

(四)凡批准查阅干部人事档案部分内容的,不得翻阅全部档案,阅后要经档案管理人员检查,当面归还。

(五)查(借)阅干部人事档案,严禁涂改、圈划、折叠、抽取和撤换档案材料。

(六)严禁在阅档时喝水、吸烟,谨防损坏档案。

(七)阅档人员经批准摘抄、复制干部人事档案内容供组织参考,一般不盖章。调查取证的材料,由档案管理人员审核后盖章。

(八)干部人事档案一般不外借。如必须借出使用的,要说明理由,经过单位负责人批准,并严格履行登记手续,限期归还,不得擅自转借他人;借用的干部人事档案要妥善保管,严格保密。未经批准,不得以任何手段复制档案内容。档案借出时间不得超过两周,逾期使用者,应及时办理归还或续借手续。

四、干部人事档案转递制度

(一)接到有关人事的任免、调动文件或领导指示后,要及时将档案转给新的主管单位。

(二)转出的干部人事档案必须完整齐全,并按《干部档案工作条例》的要求,整理装订成册,一次性转出。

(三)转递档案必须详细填写《干部人事档案转递通知单》,并与档案一道密封加盖封章。

(四)转递档案必须通过机要通道转递或派党员专人送取,不准邮寄或交本人自带。

(五)档案转出后,必须在档案花名册上注明何年何月转往何处,以备查考。

(六)对接收的干部人事档案,须认真登记、编号,及时入库。

(七)人事调配、任免工作相关部门应将人事变动情况及时通知干部人事档案管理部门,并建立必要的联系制度。

五、干部人事档案的保管保密制度

(一)干部人事档案管理部门要设置专门的档案库房、查阅室、办公室,不得在库房内阅档或办公。

(二)库房内要配备空调、除湿机、灭火器、温湿度计、防腐剂等设施,符合防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀等“六防”要求。

(三)库房和档案柜要保持清洁,不准堆放杂物。

(四)要经常检查档案的保管和保护工作,针对存在的问题提出建议,改进工作。

(五)档案工作人员要严格遵守党和国家的保密制度,不准向无关人员谈论档案内容,不准用电话索问或提供教职工的全面情况和涉及政治历史或其它重要问题的档案材料。

六、人事档案的计算机管理  

(一)人事档案电子信息的安全和保密应视同纸档案同样重要。

(二)档案室工作人员未经允许不得使用档案室电脑。

(三)任何人不得携带与档案室无关的移动存储设备进入电脑。

(四)人事档案管理系统数据库的维护工作应及时,人员信息录入应确保完整、准确、真实并进行阶段性数据备份。

(五)未经批准不得提供、复制人员信息,无关人员不得查看人员信息。贮有人员信息的存储介质应由专职人员保管。

 (六)档案管理数据库必须使用专用电脑,不得与校园网及互联网相连。  

  (七)涉密的移动存储介质,不得与非涉密计算机之间交叉使用,不得携带外出。

七、本规定由学院人事处负责解释。

八、本规定自发文之日起执行

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